Klachtenregeling

Voor VIV is het belangrijk dat iedere medewerker, vrijwilliger, cursist en stagiaire met plezier haar werk doet en tevreden is. Als we het hierna hebben over medewerkers bedoelen we daarmee ook vrijwilligers, cursisten en stagiaires. Aandacht voor onvrede en klachten is belangrijk voor VIV. Op de eerste plaats voor de persoon zelf maar ook voor VIV als organisatie om van te leren en te verbeteren.

Doelstelling

Deze klachtenregeling heeft tot doel om de klachten van medewerkers volgens een bekende vaste procedure binnen een redelijke termijn af te handelen. Iedere medewerker kan een beroep doen op deze klachtenregeling.

Wat is een klacht

Een klacht is een uiting van ongenoegen dan wel ontevredenheid over het gedrag, handelen of nalaten van een persoon/personen of van een instelling dan wel over de omstandigheden bij de instelling. In het kader van deze klachtenregeling betreft dit handelingen van personen die actief zijn bij VIV en/of de omstandigheden bij VIV.
Voorbeelden van klachten:

• Er gebeurt iets wat volgens de wet niet klopt.
• Er is sprake van discriminatie of seksuele intimidatie.

Klachtenprocedure

Uitgangspunt van VIV is dat haar medewerkers in eerste instantie zelf verantwoordelijk zijn voor het voorkomen en/of oplossen van situaties die als ongewenst gedefinieerd kunnen worden.
Als men ergens ontevreden over is, kun je hierover in eerste instantie het beste spreken met de direct betrokkene. Mocht dat niet tot een oplossing leiden en wil men een klacht indienen dan moeten de volgende stappen genomen worden.

1. De klacht wordt schriftelijk (via een brief) ingediend bij de coördinator binnen 4 weken na het voorval. Zij is verantwoordelijk voor de registratie, de ontvangst-bevestiging van de brief (binnen 1 week), de behandeling en de afhandeling van de klacht.
   De coördinator zal binnen 2 weken contact opnemen met de klager en eventueel andere betrokkene(n) en trachten de klacht binnen 4 weken af te handelen.
2. Een klacht kan schriftelijk (via een brief) ingediend worden bij het bestuur van VIV wanneer een klacht de coördinator betreft (eveneens binnen 4 weken na het voorval) of wanneer de coördinator de klacht niet tot tevredenheid van een van de betrokken partijen heeft kunnen oplossen (binnen 2 weken na de afhandeling genoemd onder 1 hiervoor).

De brief kan toegezonden worden aan het bestuur op het onderstaand adres,
waarna binnen 1 week de ontvangst van de klacht dan wel het beroep zal worden bevestigd.

Indien nodig neemt het bestuur contact op met de betrokken partijen.
Het bestuur streeft ernaar de klacht binnen 6 weken na ontvangst te behandelen en de klager en eventueel andere betrokkene(n) schriftelijk een inhoudelijke reactie daarop te geven.

In geval er een klacht ingediend wordt waarbij een bestuurslid betrokken is, wordt er een commissie ingesteld om de klacht te behandelen. Deze commissie zal bestaan uit een niet- betrokken bestuurslid en twee docenten van VIV.

Inhoud klachtenbrief

In een klachtenbrief moet een duidelijke omschrijving staan van de klacht met de datum van de gebeurtenis en moet vermeld worden tegen wie de klacht gericht is. Tevens dient vermeld te worden welke acties eventueel reeds genomen zijn ten aanzien van de klacht en – indien mogelijk – wat eventueel de gewenste oplossing hiervan is .

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 19 mei 2020.

Adres voor de 2 hiervoor genoemde klachten:
Stichting VIV
t.a.v. het bestuur
Zonneplein 33 4624 BA Bergen op Zoom