Privacyverklaring

De Stichting Vrouwen Integratie Vandaag (VIV) respecteert uw persoons- en persoonlijke gegevens en draagt er zorg voor dat de betreffende informatie, die aan ons wordt verstrekt of anderszins wordt verkregen, vertrouwelijk wordt behandeld. Persoonsgegevens en persoonlijke gegevens worden – voor de leesbaarheid – in deze verklaring verder aangeduid met de term persoonsgegevens. Met deze privacy verklaring wordt uitvoering gegeven aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Stichting VIV verwerkt.

Verwerken van persoonsgegevens

Deze privacy verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die door Stichting VIV worden verwerkt. Voor de uitvoering van onze werkzaamheden vragen en verwerken wij alleen die persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn.

VIV heeft privacy-beleid ontwikkeld met betrekking tot:

  1. de website van VIV, Bergen op Zoom;
  2. de digitale toetsenbank van de Stichting Lezen en Schrijven uit Den Haag in het kader van het project “Taal voor het Leven”;
  3. de verzamelde persoonsgegevens van de cursisten en de vrijwilligers van VIV.

1. Privacy-beleid met betrekking tot de website van VIV.

  1. Privacy-beleid met betrekking tot de website van VIV. Via de website van VIV worden geen persoonsgegevens verzameld, met uitzondering van de gegevens die via het contactformulier aan VIV worden verstrekt (zie 1.4). De website is een hulpmiddel om de activiteiten van VIV bekend te maken bij bestaande en mogelijk nieuwe deelnemers en vrijwilligsters van VIV en andere geïnteresseerden in VIV.
  2. De website van VIV maakt geen gebruik van cookies en/of van web-bakens om te achterhalen welke onderdelen van onze website en/of nieuwsbrieven veel worden geraadpleegd.
  3. De website van VIV bevat evenmin “widgets van derden”, zijnde kleine applicaties van andere organisaties, omdat wij daarover geen controle hebben. Wanneer een bezoeker van onze website gebruik maakt van eventuele “links” op onze website naar andere organisaties of dergelijke, dan draagt deze bezoeker daarvoor zelf de verantwoordelijkheid. Hoe die organisatie met de gegevens van bezoekers omgaat, valt onder de privacyverklaring van de desbetreffende organisatie.
  4. Het e-mailadres en/of de persoonsgegevens, die via het contactformulier op de website of door het versturen van een e-mail aan V.I.V@home.nl aan VIV worden verstrekt, worden door ons uitsluitend gebruikt om met de afzender in contact te komen en/of de gevraagde diensten te kunnen verlenen. VIV stelt deze gegevens niet beschikbaar aan derden.
  5. De website van VIV beschikt nog niet over een SSL-certificaat, zodat de daarop vermelde informatie extra beveiligd wordt. Er wordt gewerkt aan een nieuwe website. Wanneer deze wordt geïnstalleerd, zal deze voorzien worden van een betrouwbaar SSL-certificaat.

2. Privacy-beleid met betrekking tot het gebruik van de digitale toetsenbank van de Stichting Lezen en Schrijven uit Den Haag (L&S) in kader van het project “Taal voor het Leven”.

  1. Persoonsgegevens, die door cursisten van VIV worden verschaft bij het inloggen op deze digitale toetsenbank, worden door de Stichting Lezen en Schrijven niet op hun server bewaard. De ingevulde toetsboekjes en de vragenlijsten (op papier), die door L&S worden gemaakt, worden door hen zorgvuldig bewaard en door hen niet aan derden verstrekt. Wel verstrekt de Stichting Lezen en Schrijven, waarmee wij samenwerken in het kader van “Taal voor het Leven”, aan VIV de namen van de cursisten van VIV, die een toets hebben ingevuld en de resultaten daarvan. Hierdoor is VIV in staat:
    1. die resultaten met de cursisten en de docenten te delen en te betrekken bij de vervolg lestrajecten;
    2. gegevens te verzamelen over het aantal cursisten dat aan de verschillende toetsen heeft deelgenomen en de behaalde resultaten per taalgroep c.q. taalniveau.

    Die resultaten zullen door VIV worden uitgedrukt in een gemiddeld percentage van goede antwoorden van de verschillende toetsen per taalniveau en het percentage van de deelnemers aan de verschillende toetsen per taalniveau dat de toets met een voldoende respectievelijk onvoldoende resultaat heeft afgelegd. Voorts wordt het percentage van de deelnemers berekend dat doorstroomt naar een volgend taalniveau.

  2. L&S gebruikt geanonimiseerd (dat wil zeggen niet op individuele personen terug te voeren) de resultaten van de afgelegde toetsen bij de kwartaalverantwoordingen aan de ministeries, die het project Taal voor het Leven geïnitieerd hebben. Via deze kwartaalverantwoordingen rapporteert L&S de behaalde resultaten van het project Taal voor het Leven en de gemaakte vorderingen in taalniveaus.

3. Privacy-beleid m.b.t. persoonsgegevens, die worden verzameld en in de administratie van VIV worden verwerkt.

  1. Gegevensverzameling : VIV verzamelt en verwerkt de volgende gegevens van haar cursisten die onder meer via een inschrijfformulier door de cursist zelf aan VIV zijn verstrekt.:
    1. Voornaam en achternaam;
    2. Adresgegevens;
    3. Al dan niet gehuwd;
    4. Geboortedatum;
    5. BSN-nummer;
    6. Nationaliteit en/of land van herkomst;
    7. ID-bewijs (kopie)
    8. Telefoonnummer en e-mailadres;
    9. Eventuele onderwijsachtergrond;
    10. Eventuele bijzonderheden ten aanzien van:
      • gewenste kinderopvang van kinderen van 2 jaar en jonger en/of
      • gezondheidsklachten om snel de huisarts en/of contactpersoon te kunnen waarschuwen. Voorts verzamelt VIV in de loop van het lesjaar via presentielijsten en afgelegde toetsen gegevens met betrekking tot:
    11. De aanwezigheid van de cursisten in de lessen en eventuele afmeldingen;
    12. De studievorderingen op basis van afgelegde toetsen.

    Verder krijgt VIV in het kader van de uitvoering van de Participatiewet voor het kunnen uitvoeren van haar werkzaamheden de beschikking over persoonsinformatie uit andere bronnen, zoals bijvoorbeeld van de Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD) Brabantse Wal via zogenaamde “bestelbonnen”. Dit betreft dan persoonsgegevens over cursisten die via de gemeente Bergen op Zoom cq de ISD bij VIV worden aangemeld voor het volgen van taal- en/of computerlessen en de daarin begrepen maatschappelijke oriëntatie. De “bestelbon” bevat grotendeels dezelfde persoonsgegevens die ook verzameld worden via het VIV inschrijfformulier.

    De ISD Brabantse Wal en de Stichting VIV zullen een “verwerkingsovereenkomst” afsluiten – als bedoeld in art. 14, tweede lid van de Wet Bescherming persoonsge-gevens en in art. 28, derde lid van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – over het zorgvuldig en juist omgaan met deze persoonsgegevens.

    VIV verzamelt de volgende gegevens van haar vrijwilligers (assistent coördinatoren, bestuursleden, docenten en gastvrouwen):

      1. Voornaam en achternaam;
      2. Adresgegevens;
      3. Geboortedatum;
      4. Telefoon en e-mailadres;
      5. Eventueel onderwijsachtergrond en/of werkervaring.

    Deze persoonsgegevens die VIV, bij inschrijving door de cursist zelf of bij aanmelding voor een cursus door de ISD, – zowel op papier (hardcopy) als digitaal – in onze administratie verzamelt over cursisten en via een intake-formulier over de vrijwilligers, worden zonder hun uitdrukkelijk (schriftelijke) toestemming niet aan derden verstrekt.

  2. Wel verstrekt VIV aan partijen waarmee wordt samengewerkt, zoals aan de gemeente Bergen op Zoom cq de ISD Brabantse Wal, aan partners i.h.k.v. “Taal voor het Leven” en anderen instanties, informatie die niet op individuele personen terug te voeren is. Dit betreft o.a. informatie in of ten behoeve van Jaarverslagen en andere rapportages:
    • over aantallen cursisten in totaal en per taalgroep/taalniveau cq computerlesgroep;
    • leeftijdscategorieën van de cursisten en de landen of regio’s van hun herkomst;
    • aanwezigheidspercentages van cursisten in de lessen en bij de overige activiteiten i.h.k.v. maatschappelijke oriëntatie;
    • de resultaten van afgelegde toetsen per taalgroep/taalniveau en de doorstroming naar volgende taalgroepen/-niveaus.
  3. Verwerking van persoonsgegevens
    Persoonsgegevens worden door VIV verwerkt ten behoeve van de volgende doel-stellingen:
    1. met cursisten en vrijwilligers in contact te kunnen treden om hen te informeren over cursussen en overige activiteiten, navraag te kunnen doen over bijvoorbeeld afwezigheid of over andere zaken;
    2. taalgroepen in te delen, de aanwezigheid in die taalgroepen te kunnen vastleggen en de studievoortgang te kunnen volgen;
    3. inzicht te krijgen – o.a. ten behoeve van het VIV-Onderwijsplan – in de achter- gronden van de cursisten wat betreft leeftijd, landen van herkomst, onderwijs- achtergrond en dergelijke;
    4. na te gaan of de cursisten het lesgeld voor de cursus hebben betaald;
    5. de persoonsgegevens die VIV verzamelt en die welke van anderen worden ont- vangen op volledigheid en juistheid te kunnen vergelijken;
    6. gegevens door te kunnen geven aan partijen waarmee VIV samenwerkt.
      Bijvoorbeeld aan de gemeente Bergen op Zoom cq de ISD Brabantse Wal en de Stichting Lezen en Schrijven voor zover noodzakelijk en/of verplicht is dan wel daarvoor toestemming is gegeven;
    7. Overige administratieve doeleinden.

    Grondslag voor de persoonsgegevens is:

    1. Het door de cursist en/of VIV ingevulde inschrijfformulier;
    2. Het door de vrijwilliger en/of VIV ingevulde intakeformulier;
    3. Ontvangen (kopieën van) persoonsgegevens, zoals die bij inschrijving aan de cursist worden gevraagd.

    VIV zal de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij de cursist en/of de vrijwilliger daar vooraf toestemming voor heeft gegeven, dan wel VIV dit op grond van de wet moet of mag doen.

  4. Geïndividualiseerde informatie:
    Informatie die wel aan de namen van individuele cursisten gekoppeld wordt, zoals bijvoorbeeld over:
    • aanwezigheid en mogelijke regelmatige afwezigheid bij lessen en/of het stoppen met het bijwonen van de lessen;
    • het al dan niet deelnemen aan toetsen;
    • de resultaten van gemaakte toetsen, studievorderingen cq het bereikte taalniveau e.d.

    worden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de desbetreffende cursist niet aan derden verstrekt.

    Cursisten die worden aangemeld via de gemeente Bergen op Zoom cq ISD Brabantse Wal, worden bij de inschrijving – dan wel bij inlevering van een zogenaamde bestelbon

    • gevraagd schriftelijk ermee in te stemmen, dat VIV de gemeente cq de ISD informeert over hun deelname aan de lessen e.d., het al dan niet meedoen aan af te leggen toetsen en de resultaten van de afgelegde toetsen. Te weten of het resultaat van de toets(en) en de studievoortgang voldoende of onvoldoende is.

  5. De (e-mail)adressen
    die zijn ingevoerd in het cursisten- en/of vrijwilligersbestand van VIV – worden alleen gebruikt voor het verzenden van informatie over VIV in het algemeen en over lessen en andere activiteiten van VIV. En voorts voor eventuele nieuwsbrieven en mededelingen en dergelijke.
    Deze (e-mail)adressen en verdere telefoongegevens worden zonder toestemming van de betrokkenen niet aan derden verstrekt.
  6. Bescherming persoonsgegevens in de administratie.
    Ter bescherming van de persoonsgegevens van onze cursisten en vrijwilligsters in de administratie van VIV, hebben wij een aantal maatregelen genomen, zodat deze slechts voor een beperkt aantal medewerksters (te weten de coördinatoren en assistent-coördinatoren) en een tweetal bestuursleden (de secretaris en de penningmeester) toegankelijk zijn.
  7. Bewaartermijn
    VIV bewaart de gegevens van cursisten en vrijwilligers voor de duur dat dit voor hen noodzakelijk is, in ieder geval zo lang het noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken en niet langer dan wettelijk is toegestaan.
    VIV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maat-regelen om het misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door VIV verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op via v.i.v@home.nl.

4. Transparantie

VIV wil transparant zijn over de persoonsgegevens die wij van de cursisten en vrijwilligsters in onze administratie hebben verzameld. Wanneer u als VIV-cursist of VIV-vrijwilligster inzage wenst in de persoonsgegevens die wij van u hebben, kunt u zich wenden tot onze Coördinator, die dan een afspraak met u zal maken om u daarin inzage te geven.

5. Volledigheid en wijzigingen

Wij streven ernaar ons privacy-beleid zo goed mogelijk te beschrijven in deze privacy-verklaring. Desondanks is het mogelijk dat de informatie in deze verklaring op onderdelen niet helemaal volledig of up-to-date is. Wijzigingen in ons privacy-beleid zullen op deze pagina – onder dit artikel 5. – worden vermeld. Te weten:

Geschiedenis van de VIV-Privacyverklaring:

versie 1 dd 21-12-2016
vrij naar voorbeeld bibliotheek Breda, opgesteld op verzoek van de Stichting Lezen & Schrijven ter verkrijging van de digitale toetsen.

versie 2 dd 13-06-2018
actualisering en afstemming op nieuwe wetgeving (o.a. AVG).

versie 3 dd. 28-02-2019
actualisering mede op basis van een af te sluiten verwerkingsover- eenkomst met de ISD Brabantse Wal.

6. Vragen

Als er nog vragen zijn over ons privacy-beleid, dan kunt u contact met ons opnemen via ons emailadres V.I.V@home.nl ter attentie van de Coördinator VIV of -desgewenst – ter attentie van het Bestuur van de Stichting VIV, Zonneplein 33, 4624 BA Bergen op Zoom.
Op dezelfde wijze kunt u ook eventuele (vermeende) inbreuken op ons privacybeleid en/of deze privacyverklaring melden.

VIV/2019-02-28